Jacku, powiem szczerze, że zupełnie nie rozumiem procedury, jaka ma miejsce w opisywanej przez Ciebie sprawie.
1. Co niby do tematu służebności gruntowej ma wnieść bliżej nieokreślony "urząd" (Pani z gospodarki nieruchomościami), skoro ustanowienie takiej służebności formalnie odbywa się poprzez spisanie aktu notarialnego pomiędzy zainteresowanymi właścicielami nieruchomości? Po co sprawa ta trafiła - o ile już - do urzędu zamiast do notariusza?
2. Zgodnie z (chyba) art.99 uogn, dostęp do drogi publicznej dla działek gruntu powstałych z podziału (jak zrozumiałem taki jest końcowy cel Twojej pracy) winien być ustanowiony ani nie na etapie opiniowania wstępnego projektu podziału, ani też nawet przy wydawaniu decyzji zatwierdzającej podział. Wg wymienionego przepisu dostęp taki (tutaj poprzez ustanowienie służebności gruntowej) ma być bowiem zapewniony dopiero na etapie zbywania nieruchomości.
Pytasz: "co uwierzytelnia urząd?"
Przepisy pgik określają w zasadzie jeden przypadek (i w konsekwencji rodzaj) uwierzytelniania. Ten z art.12b ust.5 ustawy. Warto zauważyć, że uwierzytelnianie w tym trybie odbywa się wyłącznie na wniosek (zainteresowanego). Składałeś taki wniosek? Jak rozumiem - nie. Zatem, skoro jakiś urząd ma z tym problem, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby samodzielnie wystąpił do starosty z odpowiednim wnioskiem...
Na zakończenie - co wydaje mi się niezwykle ważne, bo ściśle wiąże się z tematyką tzw. "uwierzytelniania" - chciałbym zauważyć, że słynne "czerwone pieczątki" na materiałach przeznaczonych dla zamawiającego były (przez organ, z urzędu) przystawiane przed lipcem 2014r. (a wiec przed słynną nowelizacją ustawy z połowy 2014r.). Odbywało się to na podstawie rozporządzenia z 2013r ws prowadzenia zasobu, wydanego na podstawie delegacji z art.40 ust.8 ustawy. I wiesz co: wymieniona nowelizacja nie zmieniła w tym artykule ani jednego przecinka. Cóż zatem takiego się stało, że z połową 2014r. starosta z urzędu nie przystawia tych klauzul? Moim zdaniem jest to zwykłe bezprawie.