A tak dokładnie jak wygląda ta forma elektroniczna?  W jaki sposób jest przez Ciebie podpisana i jaką formę mają klauzulę pzgik ?

Muszę się przyznać, że nie za bardzo rozumiem obiegu takiego dokumentu jak np. mapa z projektem podziału nieruchomości. Może przy okazji tego wątku czegoś się dowiem, bo jak do tej pory trochę błądzę.

Rozumiem, że geodeta sporządza mapę z projektem podziału nieruchomości w formacie pdf. Następnie podpisuje podpisem kwalifikowanym (chyba każdy egzemplarz osobno) wygenerowany plik pdf i wysyła do pzgik.
Ośrodek nie drukuje przekazanych map, tylko (chyba każdy osobno) opatruje klauzulą, a kierownik ośrodka podpisuje podpisem kwalifikowanym z up. starosty uwierzytelnione mapy i odsyła je do geodety.

I tu moje pierwsze pytanie:
- czy w wyniku uwierzytelnienia, nadaniu dokumentowi identyfikatora i podpisania go przez kierownika ośrodka, w dalszym ciągu dokument ten posiada podpis elektroniczny geodety?
Nie wiem jak to działa i czy jest możliwe nadawanie dokumentowi elektronicznemu kolejnych klauzul i podpisów elektronicznych z jednoczesnym zachowaniem podpisów pierwotnych.

Zamawiający od geodety otrzymuje dokument w wersji elektronicznej (chyba musi być kilka egzemplarzy tego dokumentu, bo każdy egzemplarz musi być opatrzony klauzulami i podpisami, analogicznie jak w wersji analogowej) i dalej przekazuje ten dokument do wójta. Wydaje mi się, że do wójta dokument musi trafić tylko w wersji elektronicznej (chyba Zamawiający nie drukuje map i "robaczków" xml).

I tu moje drugie pytania:
- skoro dokument istnieje tylko w wersji elektronicznej, to w jakiej wersji wydawana jest decyzja?
Wydaje mi się, że decyzja też powinna być dokumentem elektronicznym z kwalifikowanym podpisem wójta.
Nie wiem czy po raz trzeci można "nałożyć" następny podpis elektroniczny na załącznik do decyzji jakim jest mapa z projektem podziału nieruchomości na której w efekcie końcowym powinny być elektroniczne podpisy:
- geodety
- kierownika ośrodka
- wójta.

Może ktoś kto się na tym zna spróbuje mi to wyjaśnić. Będę bardzo wdzięczna, bo ja na prawdę nie wiem.

Z mojej nędznej wiedzy na ten temat, wychodzi mi, że jeśli jakiś dokument rozpoczął swój żywot w wersji elektronicznej to aby miał cechy dokumentu, to do końca swego żywota powinien być elektroniczny.
Chyba...

Kwestia obiegu dokumentów z podpisem elektronicznym wymaga przede wszystkim zmiany sposobu myślenia.

Nic nie stoi przecież na przeszkodzie żeby taki dokument wydrukować – kwestią techniczną jest tylko sposób podpisu elektronicznego i tzw. jego zobrazowanie dla odbiorcy końcowego. Tzn. jeżeli podpis jest wykonany w oddzielnym pliku i nie ma tzw. zobrazowania graficznego to bez specjalnego oprogramowania nie można sprawdzić czy faktycznie dokument został podpisany i czy jego treść została zmieniona.

Trochę inaczej wygląda sprawa w pdf gdzie można zablokować plik do edycji wraz z osadzeniem podpisu z wizualizacją graficzną. Oczywiście można mówić że każdy plik pdf można później przerobić i zmienić ale to samo ma miejsce przy podpisie tradycyjnym, każdy może podpis podrobić. Więc tutaj nie ma co dyskutować, ponieważ dojdziemy do dziwnych abstrakcji.

Jeżeli otrzymujemy dokument w pdf z osadzonym podpisem i graficzną informacją, że został podpisany elektronicznie, odpowiedni certyfikat widnieje w pdf, to nic nie stoi na przeszkodzie żeby taki dokument wydrukować (przecież faktury też otrzymujecie w pdf i jakoś nikt nie widzi problemu z jej wydrukowaniem - a żadna nie jest opatrzona podpisem elektronicznym a funkcjonuje w obiegu jak każdy inny dokument).

Natomiast jeżeli Organ będzie miał wątpliwość czy to ten wydrukowany dokument jest faktycznie podpisany elektronicznie zawsze może przecież poprosić o podesłanie plików w celu weryfikacji.

Jarek oczywiście masz rację. Ja  opracowuję operaty elektroniczne.

Przy czym wszystkie te cyfrowe założenia mają sens przy pewnych założeniach, których się trzymam.

Jeżeli wykonujesz operat cyfrowy to nie twórz papierowych dokumentów poza ewentualnym dokumentem końcowy dla klienta.

Jeżeli ODGIK wymusza opracowanie dokumentacji papierowej a następnie jej skanowania – to jest nieporozumienie – nikt Nam za tą pracę nie zapłaci.

Druga sprawa jest taka, że nie można nikogo do niczego zmusić, jeżeli łatwiej jest komuś zrealizować opracowanie tradycyjnie to tak to robi. Ja osobiście nie odczułem zwiększenia nakładu pracy – jest to oczywiści kwestia zastosowania odpowiedniego oprogramowania i tyle.

Tworzenie i obieg dokumentacji elektronicznej opatrzonej podpisem lub podpisami kwalifikowanymi, poprzez profil zaufany lub przez e-dowód, to nieunikniona przyszłość, a w zasadzie teraźniejszość.

Stan epidemii doprowadził do przyspieszenia tego procesu i chyba każdy z nas ma tę świadomość, że z tej drogi odwrotu już nie ma. Zgadzam się z przedmówcami, którzy stwierdzili, że pełna możliwość korzystania z tego trybu załatwiania spraw, wymaga zmiany świadomości nas, ale przede wszystkim urzędów do których taka dokumentacja trafia. W szczególności do urzędów, które w oparciu o przekazaną dokumentację elektroniczną prowadzą postępowanie administracyjne zakończone decyzją.

Trochę na temat dokumentów i podpisów elektronicznych poczytałam, posłuchałam mądrych ludzi i doszłam do wniosków z którymi chciałabym się z Wami podzielić.
Żeby za bardzo nie mieszać, skupię się tylko na mapie z projektem podziału nieruchomości.
Wnioski (moje i jeśli coś namieszałam, proszę poprawcie mnie)

1. Aby opracować mapę z projektem podziału nieruchomości (dalej mapa) nie ma potrzeby jej drukować. Mapę opracowujemy w odpowiednich programach komputerowych i w końcowym efekcie zapisujemy ją w pliku komputerowym, np. jako PDF.

2. na mapie, która ma być opatrzona podpisem elektronicznym, należałoby w miejscu w którym na wersji analogowej stawiamy pieczątkę i ręcznie podpisujemy, umieścić klauzulę – ‘ mapa z projektem podziału nieruchomości podpisana elektronicznie, imię nazwisko i numer uprawnień”.

3. tak sporządzoną mapę wysyłamy do starosty, który „nakłada” na nasz podpis elektroniczny odpowiednią klauzulę oraz podpisuje swoim podpisem elektronicznym. W tym miejscu pragnę podkreślić, że czynność uwierzytelnienia map z projektem podziału nieruchomości nie jest obowiązkowa i nie wynika z żadnego przepisu prawa. Jedynym warunkiem koniecznym do spełnienia przez geodetę jest tylko i wyłącznie przyjęcie operatu technicznego do zasobu. Temat ten szeroko był omawiany tu…. http://www.ptg-org.pl/index.php?page=CZAS-PANDEMII-czyli-PRZESTRZEGANIE-HIGIENY-A-PRZEDE-WSZYSTKIM-PRAWA

4. mapę w wersji elektronicznej przekazujemy zamawiającemu, który wraz z wnioskiem i innymi dokumentami składa do wójta.

5. wójt wydaje decyzję. I tu mam wątpliwość. Bo jeśli wójt wyda decyzję w wersji elektronicznej z podpisami i załącznikami w wersji elektronicznej, to w zasadzie problemu nie ma.  W dalszym ciągu dokumentacja żyje jedynie w formie elektronicznej i w takiej formie trafia do stron i starosty. Problem może się pojawić, jeśli wójt będzie chciał wydać decyzję w sposób tradycyjny dołączając do niej kopię wydrukowanej mapy. Nie ulega wątpliwości, że oryginał mapy istnieje tylko w wersji elektronicznej, natomiast jej wydruk, to nic innego jak kopia. Chyba, że wójt może dokonać potwierdzenia „za zgodność z oryginałem” wydrukowanej kopii. Bo nie wiem czy art. 76a kpa ma zastosowanie dla tej sytuacji. A może istnieją jakieś inne przepisy mówiące o poświadczaniu za zgodność z oryginałem dokumentów powstałych z dokumentów elektronicznych?

Co do sądów, które odmawiają przyjęcia takiej dokumentacji, to wydaje mi się to dziwne. Jeśli decyzja i załącznik jest dokumentem w całości elektronicznym, to w czym sąd może mieć problem. Przecież moc takiego dokumentu jest identyczna jak wersji analogowej. Podpisy elektroniczne są możliwe do zweryfikowania w ciągu chwili bez konieczności posiadania oprogramowania (można to wykonać online).

Co zatem było powodem odmowy uznania dokumentu elektronicznego przez sąd?