Chyba przepisy nie wchodzą aż w takie detale kto i o co ma prosić. Z praktyki kompletnie nie widzę problemów. Wiadomo że w każdym ośrodku wygląda to inaczej bo działa inny system albo inna wersja systemu. Ale jakoś nie widzę gdzie tu jest problem, żeby otrzymać aktualne bazy po jakimś czasie. Wiadomo, że musi być jakiś sygnał że chcesz ponownie aktualne bazy. W wielu systemach jest to automatyczne, ale musisz wskazać co chcesz. W innych przechodzi to przez pracownika ale też trzeba wskazać co się chce. U mnie w rzadkości są maile czy telefony w takich sprawach. Zawsze możesz zgłosić uzupełniające i po pierwsze przedłużyć termin pracy, po drugie zmienić zakres, a co prowadzi do wydania nowych baz na całość.
Kolejna sprawa to przecież musisz mieć dostęp do bazy żeby ją zaktualizować. Więc do modyfikacji urząd i tak Ci jakoś ma udostępnić aktualne pliki.
Nie sądzę żeby urząd "musiał" informować o zmianach, kierownik pracy sam powinien wiedzieć czy coś się może zmienić po jakimś czasie w bazie czy nie. Wykonawca powinien mieć dostęp do informacji o trwających pracach ale najczęściej jest to mało przydatna informacja bo nie wiemy czy praca jest w zawieszeniu, na etapie analizy czy już złożona w ośrodku. Jak dostaniesz GMLa to możesz samemu sprawdzić, co się zmieniło w danym okresie czasu.
Tak jak pisałem wyżej, wydaje mi się że jakoś o nowe dane trzeba zabiegać, bo urzędy póki co telepatów ani SI nie zatrudniają żeby się domyślali, że Kowalski będzie potrzebował dziś nowej bazy. Tam gdzie są automaty to nawet słowa proszę nie trzeba wymawiać.

Jakoś między wierszami odczytuje, że Kolega to wymaga, żeby urząd sam mu przygotował bazy i żeby wysyłał mu nowe dane jak tylko ktoś w zakresie coś zmieni. Na szczęście tak to nie działa bo byłoby straszne marnowanie zasobów i mocy przerobowej serwerów.